nochmal zur Erinnerung:

• drei Kopien der Daten – die Originaldaten auf dem Primärgerät und mindestens zwei Kopien.
• verwenden zweier verschiedener Speichermedien – PC, externe Festplatte, USB-Stick, DVD, NAS oder Cloud-Speicher.
• Sicherungskopien außerhalb des Standorts aufbewahren – Kopien an einem entfernten Standort aufbewahren, verhindert Datenverluste aufgrund eines standortspezifischen Ausfallszenarios.

Aus gegebenem Anlass geht es über die Jahre immer mehr in Richtung eigene Cloud, bzw. europäische Alternativen. Pcloud gibt es manchmal als Lifetime-Angebot. Die Informationen zur jeweiligen Verlässlichkeit zum Datenschutz ändert sich über die Zeit. Ein eigener Cloudserver bleibt da zuverlässig unter der eigenen Regie unabhängig. Unraid bietet sich als Ablageort für Time-Machine bei Macs an. pCloud kann sowohl echte Backups machen, als auch Ordner synchronisieren. Nextcloud läuft im Docker auf einem Unraid-Server in Erprobung). Kleine Anmerkung: wenn man seine externe Festplatte als RAID 1 betreibt, dann hat man zumindest noch eine weitere automatisierte Kopie der Daten. Hier ist das so, wird aber nicht in der Tabelle erwähnt.

OneDrive, Dropbox, Google Drive: werden nicht mehr gebraucht. iCloud kann – wenn Nextcloud den Test besteht – auch abgeschaltet werden.

Nextcloud, Syncthing, Time-Machine bleiben dann übrig.

Für meine vermehrt benutzen Mac und iOS-Geräte machte es für mich Sinn, den iCloud-Speicherplatz auf 50GB zu erhöhen, der schöne Nebeneffekt versteckter Email-Adressen und einer private-Relay-Funktion (quasi ein VPN) ist im Preis inbegriffen. iCloud synchronisiert, das bedeutet: eine Änderung auf einem Rechner wird mit den Daten der Cloud automatisch abgeglichen. Nachteil: ist was „richtig“ weg, ist es eben richtig weg. Natürlich: mit Time-Machine, dem Apple-eigenen Backupsystem lässt sich so ziemlich alles absichern. In sich eine sehr bequeme, sehr einfache Lösung um seine Inhalte abzusichern. Da Time-Machine (bei mir) auf einer separaten Unraid-Festplatte abgespeichert wird, gibt es auch keine Erfahrungen mit der Wiederherstellung über die iCloud. Neue Geräte einzurichten ist damit aber ein Kinderspiel. Die Erfahrungswerte gibt es.

Für meine Windows-Rechner steht mit einem 365-Microsoft-Office Abo natürlich OneDrive zur Verfügung. Mit einem Terabyte Speicher schon richtig was Großes. Auch hier wird wieder „gesynched“, siehe iCloud. Windows-Backups gehen ebenfalls auf die Unraid-Platten, alles sehr vergleichbar mit den Apple-Systemen.

MEGA bietet ebenfalls eine Sync-Umsetzung an. 20 Gigabyte Platz „for free“ und sowohl das Sicherheitskonzept („verlier bloß Deinen Schlüssel nicht“), als auch die Software selbst wirken auf mich sehr professionell und sehr gut integriert. Einzig die Verbindung mit Kim Schmitz und der Tatsache, dass alles irgendwo in Neuseeland liegt ist jetzt für meinen Geschmack nicht wirklich so vertrauenserweckend, als dass ich diesem Anbieter alle meine wichtigen Daten anbieten würde. Dieses Vertrauen in Cloudanbieter hatte mich vor einigen Jahren zu

pCloud gebracht. Ein Schweizer Unternehmen mit den Servern in der Schweiz. Das die Schweizer gut Geheimnisse bewahren können, wissen wir ja alle schon lange, immerhin leben die ganze Gesellschaft sehr gut davon. Ein „lifetime“-Plan mit zwei Terabyte für ein paar Hundert Euro damals brachten mich dazu. Mit der pCloud kann auch „gesynched“ werden, hauptsächlich aber kann man über pCloud automatische Backups machen lassen, seines ganzen Rechners und sogar seiner anderen Cloud-Anbieter.

Und so tummeln sich eigentlich alle Dokumente, auch die der anderen Clouds auf meiner pCloud-Cloud (!) herum. Ganz problemlos und unbemerkt. Und gaben mir bisher das gute Gefühl, immer ein Backup meiner Dokumente zu haben (das „1“, aus „3,2,1“).

Und jetzt will ich diese Dokumente einfach auf eine eigene Festplatte kopieren. Das sollte doch kein Problem sein, oder?

Ist es aber.

1. es ist (auf einem Mac oder iOS-Gerät) noch nie gelungen ein Verzeichnis auf dem pCloud-Server per drag&drop, oder kopieren und einfügen fehlerlos, d.h. vollständig herunterzuladen. pCloud stürzt entweder ab oder verliert die Verbindung.
2. pCloud selbst beschreibt den Weg, die eigenen Backup (!) Daten herunterzuladen so, dass man per Zugang über den Webbrowser in sein pCloud-Account einloggt, dort ein Verzeichnis auswählt und dann explizit herunterlädt. pCloud erstellt dann eine entsprechend große ZIP-Datei und beginnt den Download. An einem solchen Download ist einer meiner Windows-PC nun am dritten Tag dran (110 GB-Zip-Datei). Eine große ZIP-Datei braucht aber entsprechenden Platz auf der eigenen Festplatte, es gibt – erst einmal – auch keine Zielauswahl, nein: das geht sofort in den definierten Download-Ordner (den man also zuvor auf eine passende Stelle umleiten muss).
3. pCloud kann auch ein definiertes Sync-Verzeichnis anlegen. Auf der Weboberfläche kann man dann Daten kopieren und verschieben und bei Nutzung dieser Sync-Funktion sein lokales Verzeichnis „aufladen“ lassen. Möglich scheint es zu sein. Die Probe dazu läuft ebenfalls noch. Auch hier braucht man ausreichend Plattenplatz.

Zum Thema habe ich eine klassische Kosten-Nutzen-Analyse ausgearbeitet: Investkosten zu laufenden Betriebskosten über mehrere Jahre. Schnell wird klar: ganz so einfach ist das nicht: weil es ein Ausprobieren ist, ein Einarbeiten in die Thematik (in diesem Fall) und keine reine betriebswirtschaftliche Überlegung.

Was ist Unraid? Was kann ein alter Fujitsu-PC, wie funktionieren Docker-Container, welche Funktionalitäten ergeben sich daraus noch, usw. Das ist also vor allem eine Spielwiese für mich. Meine bisherigen Erfahrungen mit der Digitalisierung von Unterlagen (auch Fotografien), zwingen mich zu einer breiteren Diversifikation: Evernote, als jahrelange Plattform, hatte seine Möglichkeit für mich, schnell Daten zu finden verloren. Immerhin waren alle Unterlagen noch da (sowohl in Evernote, nur eben ohne OCR-Informationen und auch als ehemalige gescannte PDF-Dateien). Über das Ausprobieren von Apple-Notes bin ich schnell (auch) auf DevonTHINK eingegangen. Eine jahrelange Praxistauglichkeit konnte ich damit noch nicht erproben. Einzelne Fehlermeldungen zur Integrität der Datenbank bei der Verbindung zweier Macs über Bonjour sind auf keinen Fall vertrauensfördernd. Immerhin: es gibt weiterhin die unbearbeiteten PDF-Quelldateien an einem anderen Ort und eine referenzierte Quelle an einem weiteren. Das ist schon gut, aber es reicht mir nicht aus. Ich möchte meine Daten nicht exklusiv an ein System gebunden haben. Deswegen läuft auf dem Fujitsu nun auch paperless-ngx in einem Container. Erfahrungen damit sind noch geringer, aber für den Anfang ist die eigenständige Erkennung von zuvor getaggten Dokumenten und dem bisher reibungslosen Lauf im Hintergrund sehr vielversprechend. Es kann also sehr gut sein, dass ich paperless als Schwerpunktsystem für die Dokumentenablage nutzen werde. Zur Zeit ist das noch DevonTHINK.

Fotografien sind aber noch ein anderes, weiteres Thema.

Die Sicherheit seiner Daten muss man ernst nehmen. Spätestens bei einer weitgehend digitalisierten Fotosammlung wird das offensichtlich. Fotos sind wertvoll. Ebenso digitalisierte Papierunterlagen, wenn die Quelle durch den Schredder geschickt wurde. Es ist also notwendig, wichtige Daten in jedem Fall immer verfügbar zu haben und jeden Verlust zu vermeiden. Üblicherweise erfüllt man so etwas mit Backups. Ich meine hier ausdrücklich keine Cloud-Backup-Strategie, es soll um eine lokale Sicherung von Dateien gehen. Das hat auch ganz klare Gründe: ich meine, dass sich Clouds mittlerweile als einfache und bisher auch zuverlässige Methode, Daten „weg“ zu sichern bewährt haben. Es gibt aber auch viele Argumente dagegen: laufende Kosten, Datensicherheit im eigenen, oder in anderen Ländern, fehlender Zugang bei Ausfall der Infrastruktur (warum auch immer).

Seine eigenen Daten in der Not auf einer eigenen Festplatte zu haben, hat nur Vorteile. Dies aber sicherzustellen ist aufwändig und unbequem. Deswegen sollte man es sich so einfach und bequem wie möglich machen.

So eine Spielwiese wird irgendwann verlassen und dann muss die Sache ohne Aufwand laufen.

Es heisst: 3,2,1 – Backup-Strategie, also (mindestens) drei Kopien auf zwei unterschiedlichen Datenträgern und eine Kopie an einem anderen Ort. Darüber gibt es – wie immer – ausreichend Informationen überall zu finden, deswegen gehe ich darauf nicht weiter ein, ich erläutere den eigenen Status Quo:

Den unterschiedlichen Nutzern zu Hause steht mit dem Fujitsu-Unraid-PC eine zentrale Heimnetz-Datenablage zur Verfügung. Aktuell verteilen sich alle Daten auf einzelne 1 TB große Festplatten. Das System läuft ohne Unterbrechungsfreie Stromversorgung (schlecht!) und die Cache-SSD ist alleine unterwegs (auch schlecht!). Reservefestplatten gibt es ebenfalls noch nicht (wieder schlecht!). Die Inhalte des Unraid kommen von den einzelnen „Zulieferern“, eine Nutzung der Inhalte als Quelle (also ein separater Speicherort für die Arbeitsdateien eines einzelnen Rechners) ist vorgesehen, wird aber noch nicht umgesetzt. Für eine Videobearbeitung „live“ ist die Geschwindigkeit eindeutig viel zu langsam. Schwerpunkt wird sicherlich die Sicherung von Daten auf dem Unraid-Rechner bleiben.

Die Inhalte des Unraid-Rechners werden noch ein eigenständiges Backupkonzept erhalten: entweder läuft eine separate Festplatte mit, auf die Unraid ein tägliches Backup speichert, oder eine separate Festplatte mit der gleichen Funktion steht irgendwo im Heimnetz. Möglich ist auch, zwei Festplatten im Wechsel zu nutzen, eine direkt am Unraid, eine im Heimnetz. Und dazu eine weitere dritte Festplatte, die bei Ausfall einer der Beiden als Reserve dient.

Es fehlen also noch:

1. eine USV
2. eine cold-spare 1TB HDD (oder größer)
3. eine zweite SSD (als Cache-Redundanz)
4. eine große Backup-Festplatte
5. eine zweite große Backup-Festplatte
6. eine dritte große Backup-Festplatte als cold-spare
7. ein zweites Gehäuse um dort Backup-Festplatten zu platzieren
8. ein drittes Gehäuse um dort Backup-Festplatten zu platzieren

Betrachtet man diese Entwicklung aus Kosten-Nutzen-Perspektive, wird klar: das geht in die Richtung „bodenlos“. Das Konzept soll einfach und bequem sein. Die Infrastruktur dahinter ist komplex und – wenn man so will – teuer.

Der aktuelle Stand aber zeigt: die Bestandsinfrastruktur läuft und lässt Erprobungen zu. Die nötigen Ergänzungen können ohne alles grundlegend zu ändern integriert werden. Einer weiteren Redundanzebene (z.B. ein weiteres NAS-System) steht das alles auch nicht im Wege.

Es ließe sich ein Verzeichnis prüfen. Gibt es was Neues? Dann tue etwas! Erstelle ein Kopie hier und hier! Und vielleicht noch hier? Importiere mir das hierher! Sag mir Bescheid. Oder lass es bleiben.

Solch ein Ablauf lässt sich dann erweitern. Nachdem die Ordnerautomation die neuen Dateien an verschiedene Orte weggesichert hat und zum Beispiel ein Archivprogramm einen Import erhielt, wird – nachdem man die neue PDF OCR erkannt (falls nötig), verschlagwortet, umbenannt und in ein Ablagesystem eingeordnet hat – die bearbeitete Datei in ein referenziertes Verzeichnis verschoben…

…über das ebenfalls die Ordnerautomation wacht und sie nun wiederum hierhin, nach dort und hierher vervielfältigt.

Am Ende hat man ein unbearbeitetes Original. Ein Backup in einer Cloud. Ein Backup auf einer externen Festplatte. Ein verschlagwortetes, OCR-erkanntes, korrekt zugeordnetes, erweitertes PDF in einem Achivprogramm. In einer referenzierten PDF-Datei. In einer Cloud. Als Backup in einer anderen Cloud. Als Backup auf einer externen Festplatte.

Vorher gab es nur das Original-PDF und „irgendwas“ davon in Evernote. Evernote hatte auch „Automation“. Man konnte einen Ordner zuweisen und jede neue Datei wurde automatisch in die Evernote-Cloud importiert. Das war großartig! Die Datei wurde durch einen Scanner erzeugt, – eigentlich – OCR-erfasst und an diesem Ort gespeichert. Auffindbar war dann alles in Evernote. Und über Spotlight im Mac OS. Das war ja auch gut. Als es funktioniert hatte.