Zum Thema habe ich eine klassische Kosten-Nutzen-Analyse ausgearbeitet: Investkosten zu laufenden Betriebskosten über mehrere Jahre. Schnell wird klar: ganz so einfach ist das nicht: weil es ein Ausprobieren ist, ein Einarbeiten in die Thematik (in diesem Fall) und keine reine betriebswirtschaftliche Überlegung.

Was ist Unraid? Was kann ein alter Fujitsu-PC, wie funktionieren Docker-Container, welche Funktionalitäten ergeben sich daraus noch, usw. Das ist also vor allem eine Spielwiese für mich. Meine bisherigen Erfahrungen mit der Digitalisierung von Unterlagen (auch Fotografien), zwingen mich zu einer breiteren Diversifikation: Evernote, als jahrelange Plattform, hatte seine Möglichkeit für mich, schnell Daten zu finden verloren. Immerhin waren alle Unterlagen noch da (sowohl in Evernote, nur eben ohne OCR-Informationen und auch als ehemalige gescannte PDF-Dateien). Über das Ausprobieren von Apple-Notes bin ich schnell (auch) auf DevonTHINK eingegangen. Eine jahrelange Praxistauglichkeit konnte ich damit noch nicht erproben. Einzelne Fehlermeldungen zur Integrität der Datenbank bei der Verbindung zweier Macs über Bonjour sind auf keinen Fall vertrauensfördernd. Immerhin: es gibt weiterhin die unbearbeiteten PDF-Quelldateien an einem anderen Ort und eine referenzierte Quelle an einem weiteren. Das ist schon gut, aber es reicht mir nicht aus. Ich möchte meine Daten nicht exklusiv an ein System gebunden haben. Deswegen läuft auf dem Fujitsu nun auch paperless-ngx in einem Container. Erfahrungen damit sind noch geringer, aber für den Anfang ist die eigenständige Erkennung von zuvor getaggten Dokumenten und dem bisher reibungslosen Lauf im Hintergrund sehr vielversprechend. Es kann also sehr gut sein, dass ich paperless als Schwerpunktsystem für die Dokumentenablage nutzen werde. Zur Zeit ist das noch DevonTHINK.

Fotografien sind aber noch ein anderes, weiteres Thema.

Die Sicherheit seiner Daten muss man ernst nehmen. Spätestens bei einer weitgehend digitalisierten Fotosammlung wird das offensichtlich. Fotos sind wertvoll. Ebenso digitalisierte Papierunterlagen, wenn die Quelle durch den Schredder geschickt wurde. Es ist also notwendig, wichtige Daten in jedem Fall immer verfügbar zu haben und jeden Verlust zu vermeiden. Üblicherweise erfüllt man so etwas mit Backups. Ich meine hier ausdrücklich keine Cloud-Backup-Strategie, es soll um eine lokale Sicherung von Dateien gehen. Das hat auch ganz klare Gründe: ich meine, dass sich Clouds mittlerweile als einfache und bisher auch zuverlässige Methode, Daten „weg“ zu sichern bewährt haben. Es gibt aber auch viele Argumente dagegen: laufende Kosten, Datensicherheit im eigenen, oder in anderen Ländern, fehlender Zugang bei Ausfall der Infrastruktur (warum auch immer).

Seine eigenen Daten in der Not auf einer eigenen Festplatte zu haben, hat nur Vorteile. Dies aber sicherzustellen ist aufwändig und unbequem. Deswegen sollte man es sich so einfach und bequem wie möglich machen.

So eine Spielwiese wird irgendwann verlassen und dann muss die Sache ohne Aufwand laufen.

Es heisst: 3,2,1 – Backup-Strategie, also (mindestens) drei Kopien auf zwei unterschiedlichen Datenträgern und eine Kopie an einem anderen Ort. Darüber gibt es – wie immer – ausreichend Informationen überall zu finden, deswegen gehe ich darauf nicht weiter ein, ich erläutere den eigenen Status Quo:

Den unterschiedlichen Nutzern zu Hause steht mit dem Fujitsu-Unraid-PC eine zentrale Heimnetz-Datenablage zur Verfügung. Aktuell verteilen sich alle Daten auf einzelne 1 TB große Festplatten. Das System läuft ohne Unterbrechungsfreie Stromversorgung (schlecht!) und die Cache-SSD ist alleine unterwegs (auch schlecht!). Reservefestplatten gibt es ebenfalls noch nicht (wieder schlecht!). Die Inhalte des Unraid kommen von den einzelnen „Zulieferern“, eine Nutzung der Inhalte als Quelle (also ein separater Speicherort für die Arbeitsdateien eines einzelnen Rechners) ist vorgesehen, wird aber noch nicht umgesetzt. Für eine Videobearbeitung „live“ ist die Geschwindigkeit eindeutig viel zu langsam. Schwerpunkt wird sicherlich die Sicherung von Daten auf dem Unraid-Rechner bleiben.

Die Inhalte des Unraid-Rechners werden noch ein eigenständiges Backupkonzept erhalten: entweder läuft eine separate Festplatte mit, auf die Unraid ein tägliches Backup speichert, oder eine separate Festplatte mit der gleichen Funktion steht irgendwo im Heimnetz. Möglich ist auch, zwei Festplatten im Wechsel zu nutzen, eine direkt am Unraid, eine im Heimnetz. Und dazu eine weitere dritte Festplatte, die bei Ausfall einer der Beiden als Reserve dient.

Es fehlen also noch:

1. eine USV
2. eine cold-spare 1TB HDD (oder größer)
3. eine zweite SSD (als Cache-Redundanz)
4. eine große Backup-Festplatte
5. eine zweite große Backup-Festplatte
6. eine dritte große Backup-Festplatte als cold-spare
7. ein zweites Gehäuse um dort Backup-Festplatten zu platzieren
8. ein drittes Gehäuse um dort Backup-Festplatten zu platzieren

Betrachtet man diese Entwicklung aus Kosten-Nutzen-Perspektive, wird klar: das geht in die Richtung „bodenlos“. Das Konzept soll einfach und bequem sein. Die Infrastruktur dahinter ist komplex und – wenn man so will – teuer.

Der aktuelle Stand aber zeigt: die Bestandsinfrastruktur läuft und lässt Erprobungen zu. Die nötigen Ergänzungen können ohne alles grundlegend zu ändern integriert werden. Einer weiteren Redundanzebene (z.B. ein weiteres NAS-System) steht das alles auch nicht im Wege.

Einschlägige – heute meistens Youtube – Kanäle versuchen Apple Notes als das neue, heiße Notizen-Ding zu vermarkten. Man brauch nichts anderes. Nur Anfänger oder Superexperten probieren mit anderen Lösungen herum. Man könnte den Eindruck bekommen, mit Apple Notes sei man für die Zukunft gerüstet. Immerhin: mit Evernote ist es zehn Jahre gut gegangen. Warum also nun nicht Apple Notes?

Natürlich nur, wenn man nun bei Mac OS bleiben will. Oder mindestens bei iOS, also dem iPhone oder dem iPad. Das würde dann ja funktionieren.

Ein kleiner Schwenk zurück: jede PDF Datei, die jemals in Evernote importiert wurde, liegt hier auch noch in einem weiteren Verzeichnis – irgendwo -. Alle zusammen aber: vollständig. Falls Evernote Gedächtnislücken hätte: alles insgesamt ist noch da. Irgendwo. Lesbar oder nicht lesbar. Aufgabe ist aber es auffindbar zu machen. Merke: alle PDF sind auch außerhalb von Evernote vorhanden.

Zurück zu Apple Notes.

Erster Test in freier Wildbahn: bekommt man denn die PDF aus Apple Notes wieder raus? Apple Notes kann – wie über alle Apple-OS verbreitet – teilen. Kann es auch im Bulk teilen? Nicht wirklich. Am Ende sind es PDF-Notizen in denen PDF als Dateien abgebildet werden. Oder PDF-„Ausdrucke“ in neuen PDF-Dateien. Nicht die ehemaligen PDF-Dateien – am besten mit dem OCR-Anteil und am besten mit den zusätzlichen Informationen aus Evernote oder eben Apple Notes, also #tags, Kategorisierungen, usw.

Zweiter Test in freier Wildbahn: erkennt Apple Notes denn die importierten PDF-Inhalte? Nur die schon zuvor lesbaren.

Reicht aus: Apple Notes kann es also nicht. Es ist nicht der neue heiße Scheiss und es ist nicht das allerbeste Dings.

Im Laufe 2023 dann die Vermutung, dass nicht alle PDF mehr OCR-erfasst würden. Die Annahme war: sowohl der Scanner erfasst die PDF OCR, aber Evernote tut dies auch (noch einmal). Beim gewählten Tarif sollte – so das Verständnis – jede PDF OCR erfasst sein. Nun, Ende 2023 war klar: trotz angeblichem Bugfix sind viele PDF ganz einfach nicht mehr OCR erfasst.

Rückkehr zu Mac OS

Zwischenzeitlich wurde wieder Mac OS benutzt. Seit etwa 2010 lief nur noch Linux oder Windows auf den Rechnern, Mac OS war obsolet. Seit 1990 Mac-Enthusiast, über die kümmerlichen 90er Jahre hinweg bis Anfang des neuen Jahrtausends, als die PowerMac G4 das Maß der Dinge waren: ein MacBook Pro 2005 war das letzte Apple-Gerät. Die Nutzungsdauer war durch die Pflege des OS nur wenige Jahre, wirklich wenige Jahre im Vergleich zu den späteren Geräten, die mit Linux oder Windows liefen. Im zweiten Jahrzehnt kam dann das iPad auf. Nach einigen Jahren selbst zurück in die Apple-Welt, erst über das iPad, dann über ein iPhone irgendwann wieder ein Notebook.

Ausschlaggebend hierfür war die Integration der Software. So wie früher – eigentlich – auch schon, diesmal aber – wirklich – funktionierend. Gut funktionierend: Apple Notes und Erinnerungen waren hierbei die relevanten Anwendungen. Alles über iCloud referenziert, teamfähig und schnell. So, wie man sich Digitalisierung im guten Sinne vorstellt. Das iPhone und iPad konnten Text erfassen, die Suche über Apple Notes fand.

Was wäre, wenn alle PDF in Apple Notes importiert würden?

Die Not zu finden ist leichter, als die Not zu wissen, daß es ist. Immerhin sind alle relevanten PDF Dateien in Evernote vorhanden.

Früher ging das doch mal? Wie lange hat man denn schon nicht mehr richtig hingeschaut?

Zuerst legt man das Problem beiseite, der Alltag ruft, die Steine müssen getragen werden, keine Zeit seine Säge zu schärfen. Keine Zeit inne zu halten und mal nachzudenken. Dann aber, irgendwann doch – es kam auf die Liste, dann in den Fokus und dann nahm man es ernst – ist klar: die PDF in Evernote sind nicht alle OCR-erkannt! Seit wann ist das so? Gibt es einen Stichtag? Dann muss es eine Änderung gewesen sein: vielleicht wurden die Einstellungen des – mittlerweile – spezifischen Dokumentenscanners angepasst. Ein Update? Oder war man es selbst? Bewusst? Unbewusst? Stimmt das überhaupt?

Nein. Stimmt nicht. Die PDF sind überall „mal“ erkannt, „mal“ nicht. Dummerweise „mal“ nicht offensichtlich „richtig oft„, also „echt oft„, also eigentlich: „immer„.

Vielleicht hat sich aber auch auf Seiten Evernote was geändert. Gab es da Änderungen in den Vertragsbedingungen? Kann man sich erinnern? Nein? Natürlich kann man sich nicht erinnern!

Also Kontakt mit dem Support. Das geht über Nacht. Weil der Support wach ist, wenn man schläft. Immerhin: es gibt eine individuelle, ernsthafte Antwort und keine automatische Email. Das macht Hoffnung. Es dauert auch ein paar Wochen, aber am Ende die Aussage: Problem erkannt, wir haben das in einem Fix repariert. Sollte nach dem Update wieder alles funktionieren!

Hochgefühl! Es lebe die Digitalisierung!

Nach einer Weile das Update. Dann noch ein bißchen Zeit geben: lass die Server erstmal machen. Wieder nach Wochen (der Alltag…die Zeit zum Sägeschärfen…): nein! Geht immer noch nicht! Hat sich auch nicht geändert. Auch die mittlerweile neu aufgenommenen PDF werden nicht erkannt. Alles Bilder.

Und die Suche nach Alternativen nimmt Fahrt auf.