Wenn also alle digitalisierten Papierunterlagen als PDF „irgendwo“ abgelegt sind, dann kann man mit Apples Ordnerautomation Abläufe festlegen, um gewisse Bedingungen sicherzustellen, die Aufmerksamkeit dem Computer überlassen, oder Vorbereitungen zu treffen. Ordnerautomation findet nicht ohne den Computer statt (schade eigentlich), eröffnet aber neue Möglichkeiten.
Es ließe sich ein Verzeichnis prüfen. Gibt es was Neues? Dann tue etwas! Erstelle ein Kopie hier und hier! Und vielleicht noch hier? Importiere mir das hierher! Sag mir Bescheid. Oder lass es bleiben.
Solch ein Ablauf lässt sich dann erweitern. Nachdem die Ordnerautomation die neuen Dateien an verschiedene Orte weggesichert hat und zum Beispiel ein Archivprogramm einen Import erhielt, wird – nachdem man die neue PDF OCR erkannt (falls nötig), verschlagwortet, umbenannt und in ein Ablagesystem eingeordnet hat – die bearbeitete Datei in ein referenziertes Verzeichnis verschoben…
…über das ebenfalls die Ordnerautomation wacht und sie nun wiederum hierhin, nach dort und hierher vervielfältigt.
Am Ende hat man ein unbearbeitetes Original. Ein Backup in einer Cloud. Ein Backup auf einer externen Festplatte. Ein verschlagwortetes, OCR-erkanntes, korrekt zugeordnetes, erweitertes PDF in einem Achivprogramm. In einer referenzierten PDF-Datei. In einer Cloud. Als Backup in einer anderen Cloud. Als Backup auf einer externen Festplatte.
Vorher gab es nur das Original-PDF und „irgendwas“ davon in Evernote. Evernote hatte auch „Automation“. Man konnte einen Ordner zuweisen und jede neue Datei wurde automatisch in die Evernote-Cloud importiert. Das war großartig! Die Datei wurde durch einen Scanner erzeugt, – eigentlich – OCR-erfasst und an diesem Ort gespeichert. Auffindbar war dann alles in Evernote. Und über Spotlight im Mac OS. Das war ja auch gut. Als es funktioniert hatte.